系列(二)數位化人力資源、設計思考與員工體驗

全面數位化的世界正在改變人們的生活和工作方式，同時也深刻影響著企業的組織和營運方式。對於人力資源單位及企業領導者來說，數位化變革帶來了兩大轉變。首先，人力資源單位能夠幫助企業領導者和員工更具有數位化的思維模式，透過數位化來管理、規劃和領導變革；其次，人力資源單位透過新的數位平台、應用以及服務方式改變員工整體體驗，尤其在數位化過程中重塑人力資源專業職能以及高效化員工體驗。

目前全球有超過70億部移動裝置與設備，超過40%的互聯網活動在這些裝置與設備上運行。但許多企業人力資源服務尚未提供足夠的移動應用解決方案。目前僅有不到20%的企業在移動應用上為員工提供了HR的解決方案。展望未來，新興科數位科技可以協助企業在人力資源管理上提供更具人性化的服務

事實上，企業人力資源營運正迎向全面化的數位變革。2005年在美國雲端服務平台 Workday成立，德商SAP公司於2011年兼併 Success Factors，美商甲骨文（Oracle）公司於2012年兼併Taleo，在中國大陸我們也看到新型態的雲端人力資源SAAS平台蓬勃發展，如「智思雲」、「大易」、「雲學堂」、「北森」等。雲端人力資源服務成為數位化和雲端科技的前導運用。透過連結整合移動裝置與設備，個人生活和工作內容的界限正逐漸消失。手機成為了員工獲取資訊的主要管道，促成企業更大範圍地引入移動人力資源科技。

新興數位科技整合性的應用包括能夠自動管理時間和出勤狀況；能夠標示每一次會議地點；能夠在某個團隊成員出席某次會議即將遲到時，發送消息至會議團隊；能夠監控員工壓力水準並在需要的時候建議員工休息。整合式雲端運算技術的數位化人力資源服務平台能夠重新定義員工體驗，使工作更加輕鬆、即時和高效，並改善工作與生活之間的平衡。

正如在《設計思考》一書中所說，一些歐美先進企業人力資源單位已正在重新思考員工的工作方式，並透過導入數位化工具協助解決問題。不同於以往建置員工入職系統、學習系統、績效管理及員工輔導系統，可以運用設計思考將這些跨界的解決方案無縫整合到應用中，從而提升員工體驗。

當應用整合了多種功能後，人力資源單位能夠收到10倍於傳統系統的員工回饋。員工生產力不斷改善、資料品質不斷提升。舉例來說，澳大利亞電信Telstra是澳洲最大的電信公司之一，正透過一些應用來改變新員工的入職體驗。經由設計思考研究新員工的行為模式，該企業開發了一體化管理方案，從而大幅提升員工工作投入感。儘管部分企業利用這種方式取得了很好的成效改善員工投入感，但仍有許多企業人力資源單位沒有跟上這個趨勢。調查研究顯示，僅7% 的企業將移動技術運用於訓練，10%用於績效管理，8%用於行程安排，13% 用於招募管理，21% 用於離職管理。HR數位轉型的效果目前僅開始初步展現。

另外，利用雲端運算及大數據分析技術的新型移動平台，可以進行各種不同的應用，提供一體化的服務，包括時間管理、出勤管理、員工滿意度調查，招募、協作以及績效管理等。類似這樣 Apps 可以根據需求進行客製化的設計應用。傳統人力資源服務交付模式和新興數位科技所提供的體驗式人力資源服務模式的巨大差異，讓人力資源數位轉型之路充滿挑戰。

數位平台化代表了人力資源解決方案的全新思維方式。將傳統的系統替換為雲端SAAS為主的移動應用一體化平台及即時人力資源運營模式是HR數位轉型的關鍵。透過行為經濟學基本概念、運用分析技術、強調應用的設計思維方式開創人力資源科技嶄新服務的觀念。

首先，企業的人力資源策略以員工為導向，為員工提供即時、快速和安全的體驗。數位化技術可以協助應徵者、業務管理者及人力資源單位透過移動裝置即時有效地完成人力資源相關作業。

其次，所有的人力資源流程、政策和技術都可以整合到以雲端運算計算為主的人力資源平台，以提供端到端全方位的數位化和即時人力資源服務。

最後，人力資源平台和人力資源運營中心透過靈活的設計，促成人力資源流程、政策、系統等資訊多管道發佈，並使得業務團隊在全新的數位化人力資源環境下學習和發展必要技能。

針對這樣的轉變，未來的人力資源專業工作者該如何面對呢？本文有以下幾個建議：

面對挑戰，實施數位化優先的人力資源策略
充分掌握數位化企業和數位化人力資源是未來趨勢。移動裝置與雲端運算科技結合所提供的SAAS 解決方案，將重新定義人力資源服務流程設計、交付、評估和運營的方式。
運用設計思維
社交、移動應用、資料分析和雲端運算工具唯有在員工能夠熟悉適應的前提下才能充分發揮用途。人力資源部門須充分瞭解員工訴求和使用者體驗，各項數位服務工具必須融入設計思考的技術，以幫助企業實現最大化數位化技術的成效。
採取敏捷方法整合人力資源單位、技術與各級員工
不同於傳統的瀑布式系統開發流程，敏捷式系統開發流程要求人力資源專家、應用系統開發者、設計者、使用者持續地進行團隊合作。人力資源單位可以採用敏捷式開發運作模式，即透過團隊快速反覆開發的方式，分批、持續地發佈原型與解決方案。
在公司內分享數位化策略和經驗
人力資源單位可透過前期HR數位化的應用，尤其在日常運營過程中獲取許多寶貴經驗。可以在企業內部分享數位化經驗並開展相關學習。不斷的自公司內部人資數位化專案習得寶貴經驗，從而協助發展企業數位化思維模式與能力的發展。
不斷構想即時的人力資源服務和員工體驗
新一代數位化人力資源策略的最大挑戰在於關注資訊的即時掌握、決策及其成效。傳統共享服務或者人力資源服務中心以及在服務水準協定的基礎上邁出一大步。如今，每位員工都擁有智慧手機，人力資源作業幾乎完全可以自動化、簡單化操作，並運用更多的即時及數位優先的方式，取代傳統的表單處理及作業。
將分析和報告融入數位化平台
收集資訊並形成整合分析報告應成為新一代人力資源數位平台中的關鍵功能，並與手機應用結合。如此可以提供企業人力資源單位和企業主管即時資料與分析，減少在報告獲取上投入的時間，增加人力資源單位和企業主管用於分析解讀資料和解決問題上時間的投入。