整合人力資源管理系統的應對策略

隨著知識經濟時代的來臨，越來越多企業開始重視人力資源管理，而為有效提升人力資源管理活動之效率，企業紛紛投入電腦化及資訊化。前幾年市場經濟蓬勃發展，使得ERP大行其道，各大型企業不惜斥鉅資購置，期使各項管理能更落實，也從中找出資源使用的重複點，讓整體運作更迅速、確實。惟有有效配合電腦、人、政策、程式及資訊流程，才能發展一套適合企業且有效的人力資源資訊系統。

人力資源管理系統（HRMS）是指組織或社會團體運用系統學理論方法，對企業的人力資源管理方方面面進行分析、規劃、實施、調整，提高企業人力資源管理水平，使人力資源更有效的服務於組織或團體目標。人力資源管理的良莠必將是企業生存致勝的關鍵，而資訊科技則無疑是企業管理提昇效率的重要方法，如何整合兩者也就成為一項值得努力的課題。

協助人力資源部門處理繁瑣的例行性事務，系統可以提高工作效率，使人資人員可以從日常事務中解脫出來，並可運用系統輕易分析資料，提供公司作出正確的決策。人力資源運作的重點將從事務工作管理，邁企業策略夥伴。讓人資人員的工作能更多元化，更有效率，且具發展潛能。人力資源系統不能增加工作效益，亦創造人資人員在職涯上的發展。

建立人力資源管理系統是人資單位的責任，建立體系必須先瞭解組織的獨特的組織沿革、企業文化、經營目標、組織設計、工作設計、員工組成、員工需求等等，因此人力資源管理體系不能移植，企業須以自我需求為基礎，量身規劃符合自己所需的人力資源管理體系。

在過去企業的人力資源作業過程中，必須調閱大量資料，現在只要建立一套資訊管理系統之後，便可以效的成為決策的最佳輔助工具。資訊管理的過程不只是資料儲存而已，而是最後提供決策的參考，資訊化管理過程當中，最重要的是先釐清目的，是否只是儲存資料的功能？亦或是還計算薪資的功能，或者是成為有效的決策輔助工具。人力資源系統可大可小，人力資源管理系統是一個體系，展開後有很多模組，如：任用、訓練、薪資、福利、員工關係等子系統，所以這是一個很龐大的架構，而e化只是應用網路來從事人力資源管理的方式之一。

資訊系統的導入除了模組的購置費用外，軟體供應商的諮詢顧問費用亦是相當大的開銷，然而許多企業雖將資訊系統導入外包由軟體供應商負責，但仍是有失敗之案例。從導入過程的觀點來探討，可以歸納出技術面、操作面、策略面、組織面、行為面等相關因素均會影響系統的整合性及適應性。其中，技術面包括網路通訊系統、資料庫、知識庫、群組軟體之間的連結，操作面包括系統導入、設計規劃和控制，策略面為企業策略的動態調整，組織面為組織結構的調整和組織內溝通整合的問題，而行為面則指領導、團隊、激勵、授權等組織行為。

中小企業對資源的分配，尤其是資訊系統方面，通常都會投資在處理公司生產、製造相關等核心業務的ERP系統，以便控制金流、物流與人流，接著會關注財務會計系統的功能，而人力資源管理系統的建置與使用通常都置放到後段，加上公司預算不夠充裕的情況下，因此有些公司會採取購買套裝軟體或人力資源管理委外等方式，讓企業具備專業化人力資源管理的功能。

人資主管要具備足夠的人力資源管理能力廣度，對於人資主管而言，具備人力資源管理能力的廣度是相當重要的，否則便無法全面性地瞭解一個完整的人力資源管理系統應包含哪些內容，若只從任用角度看人力資源管理，或是從訓練角度看人力資源管理，但卻無法以公司經營的角度看人力資源管理，便無法為公司量身規劃一套符合需求的人力資源管理系統。HRMS在組織內的定位已從單一部門擴大到整到跨部門、跨功能的角色。因此，當組織將HRMS定位為策略性之工具時，人力資源管理越有可能真正成為策略性人力資源管理。

標準化的系統套裝軟體，單機版安裝在一部電腦就可以用了，不過只能解決人資作業性的薪資管理（Payroll）、福利管理、考勤考績管理等需求，無法處理人力資源管理需具備的附加價值，如教育訓練管理、員工自助服務（Self-Service）、時間與勞力管理（Time & Labor）、線上招募（e-Recruitment）等。

資訊科技的發展驅使組織工作流程的簡化，同時也意謂著各個不同功能系統的合併。因此，HRMS的導入不僅會對組織內的人力資源活動產生影響，同時也會在與其他部門活動互動時產生影響。事實上並沒有所謂的標準化人力資源管理體系。要規劃符合自己所需的人力資源管理體系，人力資源主管及主辦人員必須養成足夠的設計能力，以便建立人力資源管理體系。

HRMS是否成功，可以由使用者參與程度、主管支持程度、系統的複雜度與風險度、以及上線過程管理的好壞來決定。其中，使用者的參與會使其感到挑戰性而肯定自我，更容易接受變革，並且在參與的過程中提高對系統的認識和了解以應付系統所帶來的衝擊。而高階主管的支持會讓系統的使用者及開發者更願意投入系統。此外，主管的支持也同時代表充分的經費及資源，這對於系統的成敗更是有直接的影響。