在過去二十年，辦公室這一概念愈來愈開放和自由，一些國際知名大型企業機構如IBM等更將辦公室設計成為共享的辦公空間。且為了因應特定職位的工作需求，有些員工經常出外，公司考量其能夠靈活地在家辦公，開啟了辦公智慧化的概念。由於物聯網相關科技的迅速發展，智能辦公室 (Smart office) 的概念應運而生。
早先熱點辦公桌 (Hot desking) 的概念就是讓員工運用手提電腦或智慧手機透過二維碼 (QR code) 隨意選座，並啟用相關設備將個人資料搬到辦公桌上即可工作。如此可以讓企業的辦公室空間更具彈性，員工也可以因應專案和團隊的需求做不同的座位安排。同時這類型的辦公室提供舒適的傢俱和人性化的工作環境，幫助員工放鬆身心，使他們更具創造力和生產力。然而，辦公室硬體上的升級容易完成，相關的軟體技術卻始終停滯不前，簡單如連接電話視訊會議或從筆記型電腦自動呈現所要處理的簡報檔案，仍然像以前一樣麻煩，智能辦公室的相關技術將可以解決這方面的問題。
由打字機開始，影印機／傳真機，筆記型電腦，智慧手機／平板電腦，視訊／互聯網會議，辦公室科技的發展一直受限於成為輔助設施以提高員工生產力。這些科技的應用並沒有實質地改變人才管理、培育和提升資源效益，也未能將高品質的服務標準化。不過隨著人工智慧、巨量資料、雲端運算和物聯網科技的興起，辦公室科技逐漸提升到智能的層次。有愈來愈多的運用，將科技、辦公室設計和使用者三者結合起來，試圖高效化員工工作過程的體驗，提升其工作投入感 (Sense of engagement)。
人工智慧和自然語言處理技術
智能辦公室最初的發展主要是使用AI人工智慧技術以進行自動化執行重複性的任務，例如用於客戶服務，在辦公時間外及繁忙時間，利用聊天機械人作第一線的客戶溝通。這類的聊天機器人不僅可以減少客戶的等待時間，也可確保服務品質。為了充分利用AI人工智慧技術，企業也開始進一步充實及完善化客戶檔案，不僅是個人基本資料，還有客戶個人的購買歷史、偏好、興趣，甚至社交媒體帳戶等。透過巨量資料分析，企業可以透過影像、e-mail地址，甚至聲音來識別客戶，提供個人化的服務。
AI 人工智慧技術也可配合語音辨識和自然語言處理，讓系統更具智慧。目前系統的開發技術已可以讓使用者對著系統簡單說一句：「請幫我預約明天早上9點在會議室和銷售部門的同事開會。」系統就會接著依據語音指令預約會議室、在行事曆上登錄活動，並自動發電子郵件給與會者。
物聯網科技
雖然有關智慧建築的概念近幾年才熱絡起來，不過多年來工作場所的基礎設施已變得更加智能化，例如，存在許久的物業管理系統可用於控制空調、燈光或門禁。另外，辦公室安全和報警系統現在普遍連接到互聯網，以便透過應用程式控制它們，使這些系統更加智慧化，例如溫控系統可以根據天氣變化調節辦公室溫度一樣，讓員工也更加舒適。
智能辦公室的發展也同樣可以運用物聯網科技來滿足每位員工個人化的工作空間需求，並可以更好地照顧員工之間的差異。針對個別員工，物聯網裝置可以檢測到工作環境中的哪個地方可以提高效率。感測器可以自動管理各個工作區域的燈光亮度、溫度與濕度，員工離開工作區後可立即改變空調模式，以優化能源消耗。未來的辦公室將會變得更加聰明。試想一下，您的工作空間偵測到您正坐在辦公桌旁邊，它自動調整桌面高度、調節燈光、加熱椅子。同時，你也可以運用智慧手機控制門禁設備來打開房間和讀取電腦檔案。這將會是甚麼樣的辦公場景？
引入人工智慧助理和智慧揚聲器也意味著大部分會議內容可以被記錄、分析和存儲。公司透過落實與時俱進的隱私政策，建立可靠和安全的網路基礎設施，只允許授權的物聯網設備在辦公室使用，可以消除那些對公司機密與個人隱私的擔憂。另外，對員工進行適當的智能辦公室的的使用訓練也很重要。採取這些措施後，科技應用和網路安全將可以兩全其美。
總而言之，智能辦公室的導入與運用，可以為企業帶來如下的優勢：
- 降低財務成本，提升辦公效率
針對辦公室、會議室及其他空間設施的利用狀況，運用物聯網設備進行即時監控，讓每一個工作單位都能在掌握之中，在人員流動比較大或者職位屬性需要經常出差的部門，形成良性辦公空間共享機制。使用者及管理者透過APP就能瞭解辦公室使用情況，並透過系統對於各種辦公空間進行個性化的安排，可以提前預約、調整辦公空間到最舒適狀態。讓充滿智慧的辦公空間，成為了企業主與員工的最佳工作夥伴，在節約空間成本和提升工作效率上產生顯著的效益。 - 營造企業形象，吸引及留住人才
透過對訪客資訊的分析，區分辦公場所的使用需求，為不同的使用需求定制不同的參訪流程。透過智慧化便捷流程，為來訪者帶來高效的拜訪體驗，有利於提升企業的品牌價值。在所有使用者都同意加入定位衛星系統的前提下，將辦公室打造成雲端社交空間，可以有效強化辦公室中員工間的協作管理。具智能化的辦公場所，可以讓企業成為新興世代工作者嚮往的工作場所。 - 為身心減負，提升健康與幸福感
相關研究指出智能化的辦公空間中有四個要素在影響你的幸福感：空氣、採光、溫度、噪音。人體對於環境的敏感度比想像的強烈，透過智慧系統自動調節室內溫度、濕度、採光等要素，另外在辦公室設計中採用減少聲音分貝的裝修材料和傢俱，讓噪音干擾降低，這些都可以減緩員工的情緒壓力，提升工作效率。 - 增強空間利用的可持續性
智能辦公空間的管理也可降低辦公設施的損耗及更換成本，也許是濕度問題正在使辦公傢俱加速折損，也許是某空間的頻繁使用正產生新的空間需求，透過智慧辦公空間的雲端數據的管理，為企業辦公設施提供符合自身條件之可持續發展策略。
讀者可以針對未來智能化的辦公空間，想像一下：
身處在智能辦公室時代的人都是怎樣使用辦公室的？上班路上，查閱今天公司辦公空間可能的使用情況，進而搜尋發現某大樓窗邊那個一直沒有預約到的辦公桌，立即線上預約並提早將桌椅設置成符合自身人體工學的舒適高度及角度。
走進辦公室，辦公室的濕度、溫度等早已經被調整到了最適宜的狀態。工作三個小時後，由於長時間集中精神，身體已經達到了一個疲累狀態，這時系統將提示你的身體情況，便給予一些健康建議。
下午有個會議，透過系統訪客資訊的登錄及會議內容的識別，訪客從進門開始無需繁瑣的行政流程就可以直達會議室，讓洽談事半功倍。
下班後，辦公室只剩下智慧系統正在運轉，桌椅自動歸位，辦公室被人遺忘的電燈自動關閉，整個辦公空間歸於黑暗與寧靜。
智慧辦公空間是高度關聯的生態系統，透過系統回饋的資料不斷優化升級，使其更能符合使用者需求。想像未來，吾人正邁向一個真正的智慧新世界，即使是一張小小的辦公桌子，都有可能成為一個相當善解人意的工作助手！
- 本文作者：鄭晉昌博士_中央大學人力資源管理研究所暨EMBA教授
- 發佈日期：2021/10/27
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