離職面談通常是指雇員主動提出離職或企業為通告雇員被解雇，企業與雇員進行的談話。其目的在於了解離職決定的原因和想法，對個人發展的考慮和設想；了解員工對公司、主管和同事的評價，進一步確認離職的真實原因；善意提醒其應注意的違約責任、附屬協議和禁止條款；關注員工的離職反應；就員工本人關注的問題進行解答和提供諮詢，排除員工對公司的一些誤解等。利用離職面談來了解與其他企業相比，自家條件有沒有競爭力，包括下班時間、升遷能力、不同福利、薪酬方案。同時也想知道是誰在挖角我們的人。

離職面談的成效取決於離職員工的誠實與坦白。在離開時，可能基於許多原因而不願意誠實相告。有些人可能在趕時間或是沒有動機探索自己的感覺。他們可能不想說自己喜歡的主管壞話，或是根本不想談論自己討厭的主管。他們真的會告訴你，離開是因為不喜歡自己的上司嗎？恐怕不會，因為他們希望能拿到推薦信。企業不應該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事，而應該高度重視，並納入員工關係管理體系之內，使員工離職後仍然能夠成為企業的人力資源。

幾乎所有公司的員工離職流程都規定：員工離職必須先到在人力資源部領取離職申請單。但很多HR沒有利用好這個「時間差」。第一個時間點是得到員工離職資訊時，因為這個時候許多員工的離職意願還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之衝動，往往能使員工收回辭職決定，不至於使事情鬧僵以至沒有迴旋餘地；第二個時間點是員工去意已決並辦理完離職手續之後，因為此時離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。

離職面談應該選擇氣氛輕鬆且具有一定隱私性的地點。一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾，好的訪談環境有利於讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談論問題。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放鬆的、伴有舒緩音樂的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因為這不是例行公事，而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。

面談時雙方是一種平等的關係。面談者要站在對方的立場上來考慮問題。在面談中，傾聽是非常重要的。面談中提出關鍵的問題，然後傾聽對方的回答，觀察對方的表情。員工產生防衛情形時，要及時的關心他的感受，不要唐突地介入問題。最重要的是要將面談重點記錄下來，便於之後的分析整理。

在離職面談中，以「什麼」和「怎樣」來發問會更有助於對方發表真實見解，例如：你決定離職的主要原因是什麼？公司可以採取什麼措施讓你打消離職的念頭？公司應該怎樣使你更好地發揮才能和潛力？你覺得公司應怎樣緩解員工的壓力？成功離職面談可以維繫雙方關係，挽留核心員工或降低雙方的敵對意識；預防詆毀公司形象的不利行為；獲得真實心聲，如果離職者是懷著對企業怨恨的心理而離開的，可能會牢騷滿肚。對此，面談者要儘量聽他發洩出來，同時盡可能詢問令他不滿的原因，以便讓企業能夠發現自身管理上的弱點與漏洞，並儘量消除其中的誤會，因為減少他的抱怨也就為企業減少了一個“敵人”。人之將走，其言也真；提升公司形象，傳達公司重視員工意見的信息；放眼未來合作。如新的客戶和市場機會、人才推薦機會。

離職面談的最終目的還是為了減少人事變動和降低員工離職成本，所以企業相應的改進措施才是離職面談的真正價值之所在。若通過離職面談發現大多數員工對工作條件、環境等都非常滿意，對其直接主管也無異議，但還是離職不幹了，因為公司所付薪水不能滿足他們的基本生活開銷，此時提高薪資水準就成為企業留住員工的關鍵。很多員工對績效考核不滿致使員工離職，人力資源部門就得重新審視考核指標及權重、考核方式等。應該得到某項培訓的員工始終未得到培訓而導致離職，這時就要考慮做好培訓需求分析等。

員工離職意味著他的一個職業生涯告一段落，另一個新的職業生涯即將開始。此時，企業如果能夠出面對其既往生涯進行全面客觀的總結、評價，對其新的職業生涯進行必要合理建議，那麼對離職員工來說將是莫大的安慰，也是企業對員工個人發展負責任的表現。等員工離職滿一個月後才進行面談，做起來會格外放鬆。特別是如果離職的是高階人員。一般來說，他們都會非常坦白說出自己為什麼選擇離開，我們經常針對他們提出的問題，制定出相應的解決計畫。在離職數月後收到郵寄問卷時填寫的離職原因，會和當初離職面談時提供的不同。所有當初沒有提供離職原因的人，都會在問卷中寫下具體的理由。很多企業經理人覺得，初次面談與後續追蹤面談之間相隔三到六個月，是最理想的。因此，離職面談是“以人為本”的一種體現，既是對離職員工的撫慰或挽留，又是對在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來心理波動。

本文作者：龐寶璽_中央大學人力資源管理研究所博士

發佈日期：2017/12/08

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